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认真排了暑假行事曆达成率却很低?因为你的「完美」其实不符合人

最近有同学写信来询问我他遇到的问题,随信附上了他的行事曆安排,他提到自己很努力的「分配」自己每天的时间,例如早上10点到12点练习英文,下午2点到3点运动,3点到4点阅读,下午4点到6点準备论文资料。时间安排看起来很完整,但现实中却「达成率很低」。

这时候应该怎幺做比较好呢?以我的经验来说,我会思考用两个行动来改善这样的问题:「掌握空档」、「培养习惯」来取代时间分配式的排程。

这篇文章的前因后果

「前因」:最近我的人生又多了一个新的责任:「爸爸」,时间安排上也自然的被切割得更琐碎,但是在这样客观情况下,依然还是有办法执行时间管理(要不然许多其他成功的爸爸怎幺办?),而我也想起自己多年前迈入家庭,所写的「时间千万不要挤!真正帮你保持高生产力的三大法则」一文,里面提到的时间、精力、专注力分配的精神,依然适用于今天这篇文章。

「后果」:想了解我更多时间管理方法的朋友,除了参考「时间技客」系列文章外,也欢迎参考我的「时间管理课程」。

什幺时候可以照着行事曆上的时间分配执行?

不可否认,在行事曆上「详细分配我的时间」,也是方法之一,不一定完全无效。

我曾经完全照自己行事曆上的时间规划执行过,那时候是我準备研究所考试的最后半年冲刺,我安排自己每天早上、下午要各花三个小时完成指定複习进度,也真的几乎每天都能照着我的「时间分配」来执行。

为什幺那时候我可以做到?仔细回想,有几个原因:

    那时候我有非常明确的目标:要考上研究所。那时候我没有其他重要目标,因此目标聚焦。那时我住宿舍但没参加太多其他活动或社团。那时候我没有其他打工或补习。

总结来说,就是「我心中对这个目标有很具体且聚焦的追求」,这个目标也「具备一定程度的时间紧迫性、压力与动力」,并且「在我的内心或外务上都没有其他事情会干扰这个目标」。

这符合我在「克服拖延的技巧」一文中提到的原则,因为这样,所以那时我可以每天很安稳的照着时间分配去执行。

为什幺大多时候无法照着行事曆上的时间分配执行?

但是更现实的问题是,无论是正準备过暑假的同学,或是在工作上「以为」有时间可以自己安排的朋友,这时候最大的问题是:「很难有像我上面那幺完美的状态」。

一个「完美的时间分配表」其实有点不符合人性,也不符合现实情况,因为:

    时间总有意外,尤其你的外务与责任不只一项,原本安排的时间总会被其他事情打乱。但是你无法控管意外,例如有朋友打电话来聊天、临时有家务要处理、老闆客户给你新任务。当时间分配被打乱,重新安排反而要花更多时间。你也无法控管心魔,在想做要做的事情很多时,心也无法专一,于是到了分配时间也无法专心。而当执着于时间分配表,反而可能浪费大量可以利用的空档,你会觉得要到分配时间才开始工作,但到了分配时间又无法工作。

我之前也分享过过度时间安排可能导致的低效率,可以参考:「工作排程如何伤害我的工作效率?挑出待办清单隐藏的坏习惯 」一文。

人生中难得有那种可以完全专注的时光,大多数时候我们身负家庭、工作、个人兴趣上的多种责任,这些责任让我们难以拥有完整的、自由掌控的、以及心可以完全专注的时间区段。(可以延伸阅读:为什幺隔离干扰也不会让你专心?关于专注的5个思考 )

但是这样的我们也不是完全没有时间,只是我们的空档很容易被琐事切断,也难以完全掌控空档出现的时间。

所以不是没时间,只是现实中我们没办法完全掌控排程,那幺就换个可以执行的方式,就是:

    「学习自由掌握空档」「用养成习惯取代排时间」
方法一:用「专注清单」取代行事曆时间分配表

用暑假时间安排来举例,虽然暑假感觉时间很多,但你的外务、游乐、亲友活动,还有自己难免放空休息的需求,这都难免让时间分配表无法照着理想执行。

这时候不如先试试看用「专注清单」取代时间分配表。

我这说的专注清单,源自我的「135专注清单」法则,但不一定要执着于数字,而是试试看列出这个暑假(假日、週末或工作空档),我选择要「投注时间筹码」的事情有哪几件。

然后不是去跟着时间分配表行动,而是在「空档出现」时,从我的「专注清单」选择一件:

    当下最想投注当下最能投入

符合上述条件的任务,在空档时间执行。

这个做法的优点是,首先我不求照时间表完成任务,而是先做到「不会浪费空档时间」,无论完成什幺,只要在空档能投注更多时间筹码,那幺自然「有某一件重要的事情被完成」。

而这样自由且符合人性的选择,也让我可以利用「莫法特休息法」,在有空档时我不会因为排定的事情不想做而什幺都没做,起码可以找到一件我想做的事付诸执行,解决强制要求时间反而更焦虑的窘境。(你还可以延伸阅读:不想做就别做!感性自动聚焦时间管理法)

方法二:用「养成习惯」掌握进阶空档

但我自己实作这样的流程后,发现还需要补上一个动作,前面的技巧执行起来才会完满,这个动作就是用「养成习惯」来取代「时间分配排程」。(想要养成习惯,非常推荐你参考:「养成好习惯之前,如何建立真的做得到的习惯养成目标? 」一文。)

例如比起安排自己早上几点到几点要做什幺事情,不如养成一个「有空档时不先看信箱,而是先执行专注清单任务」的习惯,让任何时间自然成为「优质时间」。

或是养成一个「早睡早起,让自己早上多一点空档」的习惯,这样自然自己可以掌控的「神圣时间」变多。(也推荐你阅读我养成早起习惯的技巧:我如何养成早起习惯的 7 个方法,真实经验版)

照着时间分配表去做,会面对很多客观意外的阻碍,让时间表事实上不可能达成。但如果能够养成一些固定的「时间使用习惯」,那幺无论客观情境如何改变,我们都能善用时间。

我不是否定「时间分配表」这个方法,这个方法也有他有用的时候,但如果你也是像文章一开始所说的情况,做了时间分配但很难达成,那幺或许这篇文章换个方法,能够满足你善用时间的需求。

如果你是搜寻而来,说不定你想找的,还想学的是:

运用零碎时间的方法:这 10 件事情,不如留到「零碎时间」再做更有效率!管理琐事的技巧:把琐事管理好?专案做到死也做不好 记住琐事的技巧:如何记住今天要做的琐事?给健忘朋友的三个好建议

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